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会议有大小之分,通常情况下是根据规模来区分的。大型会议策划,我们需要考虑的准备的东西更多,注意的点也要更多一些,大型会议是一项有目的有计划有步骤地组织众多人参与的会议,要想做好大型会议策划就要周密紧致,考虑周全。接下来让我们一同了解一下大型会议策划的讲究。
一、从整体上讲,大型会议要注意以下两点:
1、周密细致、程序规范
会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,按照有关规定和程序合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,使整体的会议安排周密细致、程序规范,避免出现死角和盲区。
方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。
2、加强沟通,统筹协调
在组织筹备会议的过程中,必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。大型会议的顺利开展,在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。
二、大型会议从程序上说,大型活动策划和实施,要完全按照公关四步工作法的要求执行:
1、立项,就是要把会议作为一个项目确定下来,这个会议要不要做?为什么做?一定要很清晰。
2、进行调查和可行性研究。做调查,大家很清楚,不详细阐述,但大型会议策划调查有其特殊性,例如调查的内容:国家关于大型会议方面的政策和法规、关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性,都是调查的内容。
3、提炼主题,进行创意。除了个人创意外,我们要特别强调群体创意的概念。
4、方案论证。方案不仅要有论证,而且要有科学的论证,方案论证通常使用定位式优选法,轮转式优选法和优点移植法。
(本文由济南活动公司提供)
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